Việc tìm thuê một văn phòng không đơn giản chỉ là tìm một mặt bằng phù hợp mà hơn hết là ký được hợp đồng thuê văn phòng tại vị trí đó với những điều khoản có lợi và giá thành tốt nhất cho công ty của mình. Dưới đây là một vài điểm mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hợp đồng thuê văn phòng.
1) KHÔNG BỎ SÓT CHI TIẾT NÀO TRÊN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG
Các doanh nghiệp thường có xu hướng chủ quan, chỉ xem qua các điều khoản chính của hợp đồng, tuy nhiên, việc bỏ qua các chi tiết nhỏ trong hợp đồng thuê văn phòng có thể dẫn đến những rắc rối về sau. Cách tốt nhất trong trường hợp này là công ty nên thuê một luật sư kiểm tra cũng như đại diện cho doanh nghiệp để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. Với các luật sư chuyên về lĩnh vực này, họ có thể kiểm tra cũng như sửa chữa hợp đồng thuê văn phòng theo yêu cầu trong một thời gian ngắn, chi phí cho dịch vụ này cũng không phải một khoản chi lớn, bù lại, hợp đồng thuê văn phòng của bạn sẽ đảm bảo chính xác, tránh được những vấn đề nảy sinh trong tương lai.
2) TÍNH TOÁN CHÍNH XÁC PHẦN DIỆN TÍCH SỬ DỤNG VĂN PHÒNG CHO THUÊ
Hầu hết các sàn văn phòng cho thuê đều được phân chia theo một diện tích mẫu, tuy nhiên dựa vào phần diện tích thực tế sử dụng của công ty, bạn có thể thương lượng với chủ văn phòng để được chia nhỏ hoặc mở rộng phần diện tích thuê. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến chi phí phải trả cho phần diện tích thuê, với chi phí thuê được tính theo đơn vị $/m2, việc ký hợp đồng thuê văn phòng trọn một sàn hoặc một diện tích sàn lớn khiến bạn phải trả phí cho những phần diện tích công cộng như hành lang hay thang máy. Khi gặp trường hợp trên, bạn có thể chọn thuê phần diện tích nhỏ hơn tuy nhiên không gian được bố trí hợp lý và có giá trị sử dụng cao hơn.
3) THƯƠNG LƯỢNG VỀ GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG
Một số chủ doanh nghiệp khi tìm được văn phòng ưng ý thường chấp nhận mức giá cho thuê đưa ra họ nếu mức giá ấy hợp lý. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, mức giá chủ thuê đưa ra chỉ là “mồi nhử” các doanh nghiệp, mức giá ấy cao hơn giá thuê thực tế rất nhiều. Với tình hình nguồn cung từ các cao ốc cho thuê văn phòng Quận 1 và văn phòng cho thuê Quận 3 dồi dào như hiện nay; các doanh nghiệp ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, hoặc thuê trọn sàn văn phòng cho thuê hoàn toàn có thể thương lượng với chủ đầu tư để nhận được mức giá ưu đãi nhất cho công ty mình.
4) CẦN TÍNH TOÁN CHÍNH XÁC THỜI HẠN THUÊ VĂN PHÒNG
Hầu hết các tòa cao ốc văn phòng hiện nay chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên, các doanh nghiệp lớn có nhu cầu ổn định trụ sở kinh doanh thường có xu hướng ký hợp đồng thuê văn phòng từ 3 năm trở đi để nhận được những ưu thế lâu dài về giá thuê. Ngược lại, những doanh nghiệp mới thành lập chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu, bằng cách này, một khi doanh nghiệp giải thể hoặc tạm dừng hoạt động có thể tránh được khoản phí thuê cho một văn phòng không còn sử dụng.
5) THỜI HẠN TU SỬA VĂN PHÒNG CHO THUÊ
Mỗi văn phòng cho thuê đều có một thời hạn tu sửa văn phòng khách nhau, thông thường từ khoảng 7 đến 30 ngày. Hầu hết các văn phòng cho thuê đều có chính sách hỗ trợ tu sửa văn phòng, tuy nhiên nếu bạn có nhu cầu thiết kế lại văn phòng theo ý mình thì nên trình bày bản kế hoạch tu sửa trong bản hợp đồng thuê văn phòng.
6) CHÚ Ý ĐẾN CÁC DỊCH VỤ ĐI KÈM
Các điều khoản dịch vụ thường được đính kèm trong bản hợp đồng thuê văn phòng, tuy nhiên lại không ghi rõ chi tiết về thời gian sử dụng. Ví dụ, văn phòng cho thuê thường được miễn phí các khoản phí điều hòa, quạt…, các khoản phí này đã được liệt kê vào mục phí quản lý (phí dịch vụ) . Tuy nhiên, họ không đề cập đến thời gian sử dụng có bao gồm các ngày cuối tuần, hoặc thời gian làm việc ngoài giờ không? Nếu công ty bạn có nhu cầu làm việc vào những khoảng thời gian này, bạn nên yêu cầu chủ văn phòng liệt kê rõ những điều này trong hợp đồng thuê văn phòng để tránh các khoản phí phát sinh sau này.
7) CẦN LIỆT KÊ RÕ QUYỀN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG CHO THUÊ
Với các doanh nghiệp có nhu cầu cho thuê lại sàn văn phòng như một nhà đầu tư thứ cấp, cần phải thêm điều khoản về quyền cho thuê lại vào hợp đồng thuê văn phòng. Để tránh những tranh chấp không đáng có về quyền sử dụng văn phòng cũng như giá thuê trong tương lai, bạn cần ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng những dự định kinh doanh đối với sàn văn phòng của chủ đầu tư cũng như có sự đồng ý của họ.
Nguồn: Tổng hợp
