Khi lựa chọn một văn phòng cho thuê doanh nghiệp cần cân nhắc một cách kỹ lượng và ngân sách của mình. Không ít khách hàng nhầm tưởng rằng chi phí thuê một không gian văn phòng chỉ bao gồm duy nhất tiền thuê theo m2/ tháng. Tuy nhiên vẫn còn một số loại chi phí mình cần bỏ ra ngay lúc ban đầu.
1. CHI PHÍ CỐ ĐỊNH
1.1 Tiền thuê văn phòng:
Loại chi phí bạn chắc chắn phải trả hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm theo thỏa thuận với đơn vị cho thuê. Mức chi phí này bạn hoàn toàn có thể dự toán được.
Bạn phải chi trả số tiền này cho việc thuê mặt bằng văn phòng thường được tính theo m2, và giá thuê này phụ thuộc vào vị trí, hạng tòa nhà văn phòng, dịch vụ, tiện ích… Thông thường, tiền thuê văn phòng tại các quận trung tâm sẽ cao hơn so với các quận khác.
1.2 Phí dịch vụ:
Khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp trả cho bộ phận quản lý tòa nhà để duy trì các dịch vụ và tiện ích bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh, chi phí bảo dưỡng tòa nhà…
1.3 Thuế VAT:
Khoản phí bắt buộc và cố định mà doanh nghiệp phải trả, thuế VAT bằng 10% tổng chi phí thuê văn phòng.
2. CHI PHÍ THAY ĐỔI THEO QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG VĂN PHÒNG
2.1 Chi phí gửi xe: Tùy từng tòa văn phòng tính phí gửi xe sẽ khác nhau. Ngoài ra, phí gửi xe còn phụ thuộc vào thời gian gửi xe và số lượng xe của công ty.
2.2 Tiền điện tiêu thụ thực tế trong khu vực thuê
Các văn phòng đều trả phí điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng theo đồng hồ riêng, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo thực tế tiêu dùng. Mỗi tòa nhà sẽ có mức điện năng khác nhau, bạn có thể thương lượng với bên cho thuê.
2.3 Chi phí điều hòa
Chi phí này khách thuê phải trả theo thực tế sử dụng, được tính theo quy định hợp đồng.
3. CHI PHÍ PHÁT SINH
Có một chi phí được tính phí khi phát sinh do nhu cầu trong quá trình làm việc, bao gồm:
Phí làm ngoài giờ
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ phí làm thêm ngoài giờ của văn phòng được tính như thế nào. Hiện nay, các tòa nhà đều có quy định về thời gian làm việc hành chính, nếu bạn làm việc quá giờ, bạn phải chi trả khoảng này. Tuy nhiên cũng có một số tòa nhà không tính phí, nếu có chỉ tính phí sử dụng điều hòa.
Chi phí ngoài giờ thông thường sẽ trả cho tiền điện thang máy, điện khu vực chung, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành,… Tùy theo từng tòa nhà sẽ có mức phí khác nhau.
4. CHI PHÍ TRẢ MỘT LẦN TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH THUÊ
4.1 Chi phí lắp đặt, thiết kế, thi công nội thất
Với mỗi doanh nghiệp có thương hiệu, hình ảnh riêng. Khi văn phòng được thiết kế hướng đến văn hóa, hình ảnh, thương hiệu của công ty sẽ tạo ấn tượng mạnh với khách hàng và đối tác. Không những vậy, đây còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nhân viên của bạn sẽ tự hào khi làm việc trong môi trường mang đậm văn hóa, dấu ấn riêng của công ty.
4.2 Chi phí hoàn trả mặt bằng
Hợp đồng được ký giữa tòa nhà và bên thuê thường có điều khoản: Khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê sẽ chịu chi phí hoàn trả mặt bằng với khoảng đã thống nhất giữa 2 bên từ đầu.
5. MỘT SỐ CHI PHÍ CÓ THỂ THAY ĐỔI THEO QUY ĐỊNH CỦA HỢP ĐỒNG
5.1 Xác định diện tích phải trả tiền thuê
Các tòa nhà hạng A, B, C chỉ tính phí thuê cho diện tích thực tế khách hàng sử dụng. Có thể đo diện tích bằng 3 phương pháp: Đo thông thủy, lòng văn phòng, theo tim tưởng vách bao quanh văn phòng, đo mé ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
5.2 Điều chỉnh giá thuê
Các văn phòng đều có quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo thời gian thuê nhất định và phụ thuộc theo biến động của thị trường. Với hợp đồng 03 năm thì các chủ tòa nhà thường có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh lại sau 02 năm hoạt động.
Theo Azoffice
