Từ “ảo” trong “văn phòng ảo” có khiến nhiều người hoài nghi đôi chút về dịch vụ này. Mặc dù chúng đã có mặt rất lâu trên thị trường và được nhiều khách hàng quan tâm, tuy nhiên có một số doanh nghiệp vẫn còn chưa an tâm về mặt hợp pháp của loại hình văn phòng này.

Văn phòng ảo (hay còn được gọi là virtual office) là thuật ngữ dùng để chỉ nơi các doanh nghiệp/cá nhân thuê để đặt địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh và văn phòng đại diện để liên hệ với khách hàng chứ không phải là nơi dành cho nhân viên tới lui để làm việc. Văn phòng ảo được cung cấp đầy đủ các dịch vụ như một công ty dành cho doanh nghiệp: địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, địa điểm trao đổi giấy tờ và giao dịch với khách hàng,…

Theo Bộ luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Dựa theo những điều luật mà Nhà nước quy định nói trên, văn phòng ảo vẫn thỏa mãn đầy đủ đảm bảo các yếu tố của một doanh nghiệp hợp pháp.

Tính pháp lý của dịch vụ văn phòng ảo

Chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển cho rằng: “Theo luật Doanh nghiệp thì không có bất kỳ quy định nào bắt buộc địa chỉ kinh doanh phải là nơi làm việc và phải có diện tích bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này không có nghị định nào cấm doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo… Nghĩa là dịch vụ này vẫn được hoạt động bình thường và không trái pháp luật.”

Ông Nguyễn Đình Cung – Trưởng ban Nghiên cứu chính sách kinh tế vĩ mô, Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương: “Dù văn phòng thật hay Văn phòng ảo thì một pháp nhân vẫn còn có con người là thật! Ai là người đại diện pháp luật? Ai chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp? Cơ quan quản lý tìm cách quản lý con người đấy chứ? Việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại.”

Việc thuê văn phòng ảo được xem là việc bạn thuê địa chỉ có thật để đăng ký giấy phép kinh doanh và thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà trong đó, doanh nghiệp bạn vấn đáp ứng đầy đủ các thủ tục hợp lý của một công ty vì thế mà đây là một hình thức hợp pháp với pháp luật.

Có nên thuê văn phòng ảo không?

Dịch vụ thuê văn phòng ảo đang có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn nên ngày nay loại hình dịch vụ này được phát triển rất nhanh. Tuy nhiên, vì luật pháp vẫn chưa có bộ luật quy định rõ ràng về mô hình này do đó, khi sử dụng dịch vụ doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những lưu ý như:

– Để đảm bảo độ uy tín và an toàn trong quá trình sử dụng dịch vụ, bạn nên tìm hiểu thật kỹ và cẩn thận về các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường để đảm bảo uy tín và an toàn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

– Trong quá trình được nhân viên tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp cần nên cân nhắc và hiểu rõ những gì được truyền đạt.

– Việc doanh nghiệp đã có địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp nghĩa là doanh nghiệp đã có thật, vì thế doanh nghiệp nên hoàn thành nghĩa vụ tài chính cho Nhà nước đầy đủ.

Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh?

Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và hợp pháp. Văn phòng ảo tiết kiệm đến 80% kinh phí so với một trụ sở văn phòng. Đây là giải pháp văn phòng thông minh, giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều chi phí trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh, và hình ảnh doanh nghiệp ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất.

Theo Replus