Tìm thuê văn phòng tại Hà Nội hiện nay không khó bởi thị trường văn phòng cho thuê vô cùng đa dạng về mô hình và mức giá để lựa chọn. Nhưng để tìm được một văn phòng đáp ứng được tất cả các yếu tố phù hợp với nhu cầu, tính chất công việc, khả năng tài chính… thì bạn cần một số những kinh nghiệm cơ bản. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra một số những nguyên tắc cơ bản khi bạn muốn tìm thuê văn phòng tại Hà Nội.
Nội dung bài viết
Những khó khăn hay gặp khi tìm thuê văn phòng
Một thực trạng khi tìm thuê văn phòng đối với các cá nhân khởi nghiệp đó là thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân và chỉ dẫn của người quen để tìm kiếm. Một số doanh nghiệp nhỏ cũng thường dùng cách này để lựa chọn văn phòng cho công ty mình. Và kết quả thường sẽ gặp phải một số những khó khăn sau đây:
Văn phòng tìm được có vị trí không thuận tiện
Do doanh nghiệp quá chú tâm vào giá cả hoặc thiết kế mà bỏ qua hoặc xem nhẹ yếu tố giao thông. Dẫn đến việc văn phòng ở quá xa chỗ ở, văn phòng ở ngõ hẻm, nằm trên đường một chiều khó quay đầu, văn phòng ở xa khu vực trung tâm, khó kết nối gặp gỡ khách hàng, đối tác…
Văn phòng phải cải tạo, sửa chữa nhiều
Một số khu văn phòng có mức giá thuê thấp, chính sách thuê nhiều ưu đãi dễ làm cá nhân hoặc doanh nghiệp vội vàng ký hợp đồng mà chưa xem xét kỹ càng đến chất lượng văn phòng. Kết quả là phải bỏ một số tiền lớn để cải tạo lại, đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên.
Gặp phải vấn đề pháp lý
Một số cá nhân, doanh nghiệp may mắn tìm được văn phòng ưng ý, đáp ứng được các yêu cầu thì lại gặp phải rắc rối về pháp lý như đăng ký kinh doanh, bên cho thuê không thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng… Kết quả thường phải hủy hợp đồng và chịu nhiều thiệt hại về tài chính, thời gian, công sức.
Ngoài ra còn vô số những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phải liên quan đến chất lượng văn phòng, uy tín của chủ văn phòng cho thuê hoặc những thỏa thuận khó thống nhất giữa đôi bên.
Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng tại Hà Nội
Với những khó khăn khi tìm thuê văn phòng tại Hà Nội đã phân tích ở trên, để quá trình tìm thuê văn phòng diễn ra thuận lợi, như ý, cá nhân, doanh nghiệp có thể tham khảo những kinh nghiệm sau đây:
Xác định rõ ngân sách doanh nghiệp
Thị trường thuê văn phòng Hà Nội hiện nay rất đa dạng về mức giá, hạng văn phòng và mô hình văn phòng. Nếu nguồn ngân sách của đơn vị quá hạn hẹp cũng đừng quá lo lắng bởi hiện nay có những mô hình văn phòng thông minh có thể tiết kiệm tối đa số tiền thuê văn phòng như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ…
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chi phí để trả cho các hạng mục sau: Chi phí thuê văn phòng đóng định kỳ, chi phí chuyển văn phòng, chi phí sửa sang, sắm sanh nội thất, chi phí cho các thủ tục pháp lý…
Một số mô hình văn phòng hiện nay như văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ, các chi phí sẽ được rút gọn hoặc không cần đến.
Xem thêm: Các mô hình cho thuê văn phòng tại Hà Nội năm 2022
Xác định nhu cầu thuê văn phòng của doanh nghiệp
Phải xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp đến đâu để thuê văn phòng phù hợp, tránh trường hợp lãng phí khi không dùng hết công năng văn phòng.
Một số doanh nghiệp chỉ cần văn phòng để có được địa chỉ nhằm hợp thức hóa pháp lý kinh doanh. Một số doanh nghiệp quy mô nhân viên chỉ dưới 5 hay 10 người, chỉ cần diện tích đủ làm việc. Một số doanh nghiệp muốn thuê văn phòng kết hợp kho hàng… Với mỗi nhu cầu khác nhau, thị trường văn phòng cũng có những mô hình để đáp ứng một cách phù hợp nhất.
Từ nhu cầu này, doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí để thuê văn phòng cụ thể hơn.
Xác định các tiêu chí thuê văn phòng
Tiêu chí thuê văn phòng được xác lập khi doanh nghiệp xác định được nhu cầu và khả năng tài chính của mình. Từ đó, xác định tiêu chí nào quan trọng nhất, cần ưu tiên lên đầu, tiêu chí nào là phụ, có thể phiên phiến hơn.
Về vị trí văn phòng
Khi tìm thuê văn phòng tại Hà Nội, doanh nghiệp cần xác định lĩnh vực kinh doanh của mình thuận lợi nhất sẽ ở khu vực nào, ngoại thành hay trung tâm? Các đối tác, khách hàng liên quan có liên quan đến các khu công nghiệp hay không? Văn phòng có cần gần kho bãi hay không? Vị trí văn phòng bạn chọn có thuận lợi về giao thông, đường thông hè thoáng hay không?
Về diện tích
Diện tích văn phòng tỷ lệ thuận với số lượng nhân viên và phòng ban làm việc. Theo tính toán, để thoải mái làm việc thì bình quân diện tích sẽ được tính như sau:
- Với nhân viên làm việc toàn thời gian tại văn phòng thì diện tích được tính 4,5m2/người.
- Với nhân viên chỉ làm việc 40% thoài gian tại văn phòng thì diện tích được tính 3m2/người.
- Với nhân viên bản chất công việc không ngồi ở văn phòng thì diện tích được tính là 1/5m2/người.
Ngoài ra, còn tùy vào tính chất công việc có cần không gian riêng tư hay không, tương lai gần công ty có mở rộng quy mô hay không, nhân viên là lãnh đạo cũng cần một tiêu chuẩn diện tích khác… Từ đó, doanh nghiệp tính toán ra diện tích văn phòng mà mình cần.
Thời gian thuê văn phòng
Hiện nay, hợp đồng thuê văn phòng thường ít nhất phải từ 1 đến 2 năm. Ngoài ra, tùy từng mô hình văn phòng mà sẽ có thời hạn thuê linh hoạt hơn. Doanh nghiệp cũng tính đến chiến lược phát triển dài hơn trong tương lai để lựa chọn gói thuê văn phòng sao cho tiết kiệm nhất.
Thương thảo hợp đồng kỹ càng với bên cho thuê
Hợp đồng thuê văn phòng vô cùng quan trọng, các điều khoản phải được xây dựng một cách chi tiết, cụ thể, chặt chẽ, rõ ràng. Các hạng mục về giá như giá thuê theo tháng, tiền điện nước, gửi xe, vệ sinh, dịch vụ lễ tân, làm việc ngoài giờ… cần được thể hiện rõ, tránh các tình trạng tranh chấp sau này.
Sử dụng dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp
Một kinh nghiệm cho thấy khi tìm thuê văn phòng tại Hà Nội đó là nếu sử dụng dịch vụ của các bên trung gian để tìm thuê văn phòng lại đỡ tốn thời gian, công sức và tiền bạc hơn là tự mình tìm thuê. Dịch vụ trung gian sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được văn phòng đáp ứng đủ các tiêu chí, bên cạnh đó, hỗ trợ 100% về pháp lý, cam kết hỗ trợ khi có các tính huống cần chuyển, đổi văn phòng, thay đổi phương án thuê văn phòng. Vui lòng liên hệ đến Newdayoffice qua hotline: 089.6865.333 để được giải đáp và tư vấn thêm.
