KINH NGHIỆM HẠCH TOÁN CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG

Chi phí thuê văn phòng là một khoản mà công ty cũng cần phải tính toán thật kỹ. Vậy cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất là như thế nào?

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng của một người thì cần có giấy tờ cụ thể như hợp đồng, phụ lục đi kèm, các loại chứng từ thanh toán. Ngoài ra, công ty cũng phải có giấy báo nộp thuế hộ cho chủ nhà khi định khoản kế toán.

Trường hợp thuê văn phòng của một công ty 

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng thông qua công ty thì cần có các loại giấy tờ như hợp đồng thuê nhà, chứng từ nộp tiền thuế… Thêm vào đó, nếu số tiền thuê trên 20 triệu đồng trên một tháng thì cần thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.

Một số các loại chi phí khi thuê văn phòng

Trước khi đi vào cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất để cân đối thu chi. Doanh nghiệp cần rà soát lại các khoản tiền phải trả cho cá nhân hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ này bao gồm:

Số tiền bỏ ra để thuê văn phòng

Thông thường, mức thuê văn phòng sẽ được tính theo mét vuông, doanh nghiệp có thể tùy theo nhu cầu mà chọn căn có diện tích lớn hoặc nhỏ. Ngoài ra, việc thanh toán sẽ tính theo tháng, theo quý hoặc theo năm phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên được ghi trên hợp đồng.

Các khoản tiền thanh toán cho bộ phận quản lý tòa nhà

Bên cạnh tiền thuê văn phòng thì doanh nghiệp cũng cần tính thêm chi phí phải trả cho ban quản lý tòa nhà. Những khoản này bao gồm: phí bảo trì thang máy, diệt côn trùng, tiền dọn vệ sinh, chăm sóc cây xanh…

Tiền đóng thuế của văn phòng

Thuế là một khoản cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp phải quan tâm khi muốn tìm chỗ thuê văn phòng. Thêm vào đó, số tiền này liên quan trực tiếp đến cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất nên cần kê khai cẩn thận.

Số tiền doanh nghiệp phải trả để sửa chữa nội thất

Thường thì khi thuê văn phòng, phần nội thất đã được đơn vị cung cấp dịch vụ trang bị sẵn để doanh nghiệp không phải mất công đi mua. Tuy nhiên, công ty cũng cần bảo quản và chịu trách nhiệm sửa chữa đồ nội thất trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc.

Chi phí khôi phục nguyên trạng mặt bằng ban đầu

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể cải tạo một vài chi tiết trong văn phòng cho thuê theo ý muốn. Do đó, khi kết thúc hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ, công ty có trách nhiệm hạch toán chi phí khôi phục mặt bằng về trạng thái ban đầu.

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất trong từng trường hợp

Tùy theo nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp và đơn vị hoặc chủ nhà sẽ tự thỏa thuận về hình thức thuê văn phòng. Điều này dẫn đến các phương pháp định khoản kế toán khác nhau, ví dụ như:

Hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý

Trường hợp doanh nghiệp trả trước tiền thuê

Khi doanh nghiệp thanh toán trước toàn bộ số tiền thuê văn phòng, hai bên sẽ dựa vào điều khoản hợp đồng để xác định cách hạch toán. Nếu không có tiền đặt cọc thì kế toán sẽ ghi các định khoản gồm:

– Ghi Nợ tài khoản 331
– Ghi Có tài khoản 111 nếu trả bằng tiền mặt
– Ghi Có tài khoản 112 nếu chuyển khoản qua ngân hàng

Tuy nhiên, nếu công ty không có đủ ngân sách để chi trả toàn bộ tiền thuê văn phòng trong một lần thì có thể đặt cọc trước. Cần lưu ý rằng số tiền đặt cọc phải xuất hóa đơn và có dấu đỏ để đảm bảo quyền lợi cho cả bên thuê lẫn bên cung cấp dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng sau

Đây là hình thức thanh toán thuận tiện dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty startup chưa có đủ kinh phí. Ví dụ như với thời hạn thuê văn phòng trong nửa năm thì đến tháng thứ 6 bạn mới phải trả khoản tiền này.

Kế toán cần định khoản chính xác để cân đối thu chi sao cho hợp lý nhất. Các tài khoản cần kê khai bao gồm:

– Ghi Nợ tài khoản 154, TK 627, TK 641 và TK 642…

– Ghi Có tài khoản 335 (tính vào chi phí phát sinh nhưng chưa thanh toán)
Đến tháng cuối cùng khi phải thanh toán toàn bộ tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần định khoản lại các chi phí nhằm kiểm tra ngân sách. Lúc này, kế toán sẽ hạch toán các loại tài khoản sau:
– Ghi Nợ vào tài khoản 335
– Ghi Có vào tài khoản 111 (nếu trả tiền mặt) hoặc tài khoản 112 (nếu chuyển ngân hàng)
– Ghi Có tiếp vào tài khoản 331 nếu doanh nghiệp cần nhận hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp trả trước nhiều kỳ khi thuê văn phòng

Trường hợp công ty trả trước nhiều kỳ nghĩa là nếu thuê văn phòng trong 1 năm, doanh nghiệp sẽ thanh toán trước 6 tháng. Lúc này, các loại tài khoản mà kế toán cần hạch toán bao gồm:- Ghi Nợ vào tài khoản 242 (đây là tổng số tiền mà doanh nghiệp trả trước cho chủ thuê)
– Ghi Nợ vào tài khoản 133 (là số tiền trên hóa đơn GTGT từ đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng)
– Ghi Có vào các tài khoản 331, tài khoản 111 và tài khoản 112

Nếu doanh nghiệp cần phân bổ các khoản tiền trả trước đó theo định kỳ. Kế toán có thể tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà hạch toán như sau:

– Ghi Nợ vào tài khoản 642, tài khoản 154, tài khoản 627 hoặc tài khoản 641
– Ghi Có vào tài khoản 242

Trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê cho đơn vị cung cấp dịch vụ theo tháng

Đây là hình thức mà hầu như doanh nghiệp nào cũng muốn lựa chọn khi thuê văn phòng từ đơn vị cung cấp. Bởi nó giúp tiết kiệm và phân bổ chi phí hợp lý cho những công ty nhỏ chưa có đủ ngân sách, các loại tài khoản cần kê khai gồm:

– Ghi Nợ vào tài khoản 642, tài khoản 641, tài khoản 154 hoặc 627 tùy theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
– Ghi Có vào các tài khoản 331, tài khoản 111 (nếu thanh toán bằng tiền mặt), tài khoản 112 (nếu thanh toán bằng chuyển khoản).

Theo Office Building