1. Không có tiêu chí thuê văn phòng cụ thể

Lập ra các tiêu chí cụ thể về các yêu cầu sử dụng của bản thân là việc làm cần thiết để giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng trở nên dễ dàng, nhanh chóng cũng như tránh được các vấn đề phát sinh không mong muốn trong quá trình sử dụng sau này. Ngoài ra, bạn cũng cần sắp xếp tiêu chí theo thứ tự ưu tiên đồng thời dự trù kinh phí phù hợp với khả năng chi trả của mình.

2. Các yêu cầu vượt quá khả năng chi trả

Nhiều người thường cho rằng tiền thuê mặt bằng hơn 1 chút so với dự trù kinh phí cũng không sao. Tuy nhiên đây là một quan niệm sai lầm. Thực tế thì nếu bạn có ngân sách thuê văn phòng rơi khoảng tầm 15 USD/m2/tháng thì chỉ nên lựa chọn văn phòng có tầm giá dao động từ 12 USD/m2/tháng đến không quá 15 USD/m2/tháng. Đừng vì tâm lý “cố chịu thêm” mà khiến cho doanh nghiệp của bạn phải chịu gánh nặng về chi phí.

3. Không có dự trù về việc tăng quy mô nhân sự

Khi chuyển văn phòng, ngoài chi phí thuê mặt bằng, bạn sẽ còn phải chịu thêm nhiều khoản phí khác như mua sắm bàn ghế, nội thất, trang trí văn phòng, v.v. Vì thế, hãy tính toán cẩn thận về quy mô tăng nhân sự trong khoảng 3 đến 5 năm tới. Tránh trường hợp phải chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do không đủ chỗ làm việc cho nhân viên.

4. Xem tiền thuê văn phòng chỉ là một loại chi phí

Tiền thuê văn phòng không chỉ là một loại chi phí doanh nghiệp dùng để chi trả cho các dịch vụ của tòa nhà mà còn là khoản đầu tư cho các giá trị khác của doanh nghiệp. Ví dụ như hình ảnh và thương hiệu, thu hút nhân lực, tạo môi trường làm việc năng suất hơn.

5. Không quan tâm đến nhu cầu của nhân viên

Bên cạnh cân nhắc chi phí, sự tiện nghi cho đối tác thì nhu cầu của nhân viên cũng là điều doanh nghiệp cần quan tâm khi thuê văn phòng mới. Điều này chính là cách để có thể giữ chân nhân sự, tạo cho nhân viên cảm giác được quan tâm cũng như tâm lý thoải mái khi làm việc. Khi chọn văn phòng, bạn nên quan tâm đến các tiêu chí sau đây:

Thời gian di chuyển từ nhà đến chỗ làm của nhân viên có lâu không? Quãng đường có xa không?

Không gian làm việc có đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của nhân viên trong công ty như đủ số lượng chỗ ngồi? Có nhiều tiếng ồn không? Thiết kế văn phòng có hợp lý không? v.v…

Khu vực xung quanh văn phòng có các tiện ích phục vụ cho nhu cầu cơ bản của nhân viên như nhà hàng, quán ăn trưa hay không? Cũng như dịch vụ và giá cả như thế nào?

6. Không đánh giá kỹ tòa nhà, văn phòng

Nhiều người chỉ xem qua diện tích thuê, không gian văn phòng mà đã vội đưa ra quyết định. Rồi chuyển ngay sang giai đoạn đàm phán, ký Hợp đồng. Việc này có thể giúp tiết kiệm thời gian nhưng rủi ro tiềm ẩn cũng không nhỏ.

Khi đi xem văn phòng, bạn nên tiến hành đánh giá các ưu nhược điểm theo các tiêu chí sau đây:

Đánh giá dựa theo nhu cầu sử dụng cũng như yêu cầu của mình.

Dành thời gian để có thể xem xét và đánh giá kỹ lưỡng.

Tham khảo ý kiến của những người hiểu về tòa nhà như khách hàng cũ, môi giới.

Lập các bảng so sánh chi tiết giữa các tòa nhà.

7. Vội vàng ký thư mời thuê và đặt cọc khi chưa trao đổi kỹ về điều khoản hợp đồng

Các tòa nhà thường tiến hành đàm phán thuê văn phòng theo 2 bước: Một là ký thư mời thuê và tiến hành trả tiền đặt cọc (thường là 1 tháng tiền thuê văn phòng). Sau đó ký hợp đồng và chuyển tiếp số tiền cọc còn lại tương đương với chi phí thuê văn phòng trong 2 tháng.

Thông thường, trong thư mời thuê sẽ không có đề cập về các vấn đề liên quan đến chi phí phát sinh hay các khoản phí khách hàng phải trả. Chính vì thế, trước khi chuyển tiền cọc giữ chỗ lần 1, bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản thảo Hợp đồng và trao đổi kỹ về các vấn đề liên quan.

8. Không tiến hành đo đạc lại diện tích mặt bằng

Khi thuê văn phòng, bạn nhất định phải tiến hành đo đạc lại. Vì thông thường diện tích mà bên cho thuê đưa ra có thể sẽ không chính xác, điều đó dẫn đến sự chênh lệch về chi phí thuê mặt bằng. Có thể so với khoảng thời gian ngắn, khoản tiền đó không là bao nhưng xét về lâu dài đó có thể là một con số lớn đấy.

9. Thời gian tìm kiếm văn phòng quá gấp rút

Thời gian hợp lý nhất để tiến hành tìm hiểu, lựa chọn văn phòng chính là 4 đến 6 tháng. Nếu thời gian tìm kiếm văn phòng quá ngắn, bạn có thể gặp rất nhiều rủi ro liên quan đến vấn đề tiền bạc, chi phí thiết kế, nhu cầu sử dụng không phù hợp, v.v.

10. Không sớm tìm kiếm, lựa chọn đơn vị thiết kế thi công nội thất

Khi tiến hành tìm kiếm đối tác thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng cũng như đảm bảo về chất lượng và chi phí. Hiện nay, nhiều công ty thiết kế có hỗ trợ thêm dịch vụ bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư miễn phí, có thể giúp bạn rất nhiều trong việc đưa ra quyết định thuê hay không thuê một văn phòng nào đó.

Theo BNN